Administratief Medewerker

Jouw nieuwe baan 

Als administratief medewerker zorg jij voor een stevige administratieve basis. Je brengt structuur aan, houdt overzicht en zorgt dat zaken goed geregeld zijn. Tegelijkertijd sta je dicht bij de praktijk: je hebt regelmatig telefonisch en per e-mail contact met inwoners, voornamelijk senioren, over activiteiten en bewegen. 

Je hebt je eigen werkzaamheden en planning, maar geen dag is hetzelfde. Naast je vaste taken komen er regelmatig vragen of situaties tussendoor die om aandacht vragen. Jij weet daarin goed prioriteiten te stellen en houdt overzicht wanneer er meerdere dingen tegelijk spelen. Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en vindt het prettig om samen te werken met verschillende collega’s. 

Je werkt vanuit de afdeling Bedrijfsvoering en hebt veel contact met de gebiedsmanager en de zelforganiserende teams in Bergen op Zoom. Je zorgt ervoor dat de administratieve ondersteuning goed aansluit bij wat er in de praktijk nodig is. Een mooie aanvulling is dat jouw werkzaamheden aansluiten op de boekhoudkundig-administratieve werkzaamheden binnen de afdeling. Hierdoor zijn werkzaamheden onderling uitwisselbaar en kun je elkaar waar nodig ondersteunen. 

Kortom: een veelzijdige functie waarin je jouw administratieve kwaliteiten combineert met contact met inwoners en bijdraagt aan een goed georganiseerde dagelijkse praktijk. 

Hier ga je werken  

WijZijn is actief in tien gemeenten in de regio West-Brabant en Tholen. We ondersteunen inwoners op uiteenlopende leefgebieden: van jeugd en gezin tot armoedebestrijding en maatschappelijk werk. Onze aanpak is herstelgericht: we versterken wat goed gaat en stimuleren eigen regie en veerkracht bij inwoners. 

Je komt terecht in een informele en mensgerichte organisatie met zelforganiserende teams waar collega’s elkaar gemakkelijk weten te vinden. Er is veel contact met de teams, de lijnen zijn kort en je krijgt de ruimte om je werk zelfstandig in te richten.  

Dit ga je doen  

Je ondersteunt collega’s van team Activiteiten en Bewegen bij de organisatie en administratie rondom activiteiten en cursussen voor inwoners. Je zorgt ervoor dat informatie actueel en punctueel is, dat afspraken worden nagekomen en de administratieve afhandeling soepel verloopt.  
 
 Je houdt je onder andere bezig met: 

• Opvoeren van nieuw aanbod van cursussen en activiteiten voor inwoners. 
• Verwerken van inschrijvingen van inwoners voor activiteiten en cursussen, versturen van formulieren en administratief verwerken van wijzigingen.  
• Opstellen en beheren van presentielijsten en overzichten.  
• Plannen van locaties en docenten voor de cursussen, zoals bijvoorbeeld een fotografiecursus of geheugentraining.  
• Beantwoorden van vragen van collega’s, inwoners, deelnemers en docenten.  
• Verwerken van declaraties, verzorgen van facturatie en incasso’s en ondersteuning van de financiële administratie, onder andere bij debiteurenbeheer.  
• Ondersteunen bij de organisatie en communicatie rondom activiteiten.  

Dit neem je mee 

Je houdt ervan om overzicht te bewaren en werkt nauwkeurig. Je werkt zelfstandig, bent graag met meerdere zaken tegelijkertijd bezig en kunt goed prioriteiten stellen.  

Verder beschik je over: 

• Mbo werk- en denkniveau. 
• Kennis, ervaring en inzicht in administratieve processen. 
• Relevante werkervaring in een administratieve functie. 
• Goede kennis van Microsoft Office en administratieve systemen. 
• Een klantgerichte en collegiale instelling. 
• Affiniteit met het werken met senioren.